Franse archieven: bestanden
Ordening en beschrijving op archiefvormer en inhoud
In Frankrijk heeft het beginsel van de herkomst de globale indeling van archieven bepaald, evenals in Nederland. Materiaal van één instelling wordt bij elkaar gehouden in een of meer series (versements, overgedragen materiaal). Deze series hebben ieder een letter of letter/cijfercombinatie met naam. Daaruit valt de archiefvormer af te leiden en dus ook de globale inhoud. In de Franse archieven bestaat geen verband tussen de archiefkenmerken van besluiten en van correspondentie. De correspondentie is soms nog ruwweg gegroepeerd naar beleidsterrein, maar dan houden de zekerheden meestal op, want de oorspronkelijke ordening van de stukken is niet gehandhaafd.
In de negentiende eeuw zijn namelijk alle documenten ingedeeld volgens een inhoudelijk-methodische klassificatie (classement). Dit treft vooral de correspondentie die oorspronkelijk was ingedeeld naar divisie en bureau van de ministeries. Documenten werden bij overdracht meteen gesorteerd naar inhoud, een moeilijk hanteerbaar selectiecriterium. De verdeling is niet bijzonder doorzichtig en evenmin erg consequent. Bovendien zijn al meteen stukken weggegooid als niet relevant. De moderne Franse archiefdienst spreekt in verband met dit proces zelf van een 'catastrophe archivistique' en van 'ravages', ofschoon de serie F met archieven van ministeries er nog redelijk van af is gekomen 1.
Inventarissen
De Franse archieven bieden niet, zoals de Nederlandse, een overzicht van archieven met daarbij een verzameling inventarissen. De nadruk ligt eerder op de inhoudelijke inventarisatie, dan op de archieven zelf.
De Franse archiefdienst biedt drie lagen in de beschrijvingen van het archiefmateriaal. De eerste is de État des inventaires, die een gedrukt, nu ook digitaal beschikbaar, overzicht geeft van alle beschikbare gedrukte en niet gedrukte inventarissen. De ongedrukte boeken en de microfiches zijn in de leeszalen van de archieven te raadplegen. De gids neemt niet de volledige inhoud van de État des inventaires over. Soms zal het de moeite lonen, deze te raadplegen.
De tweede laag wordt gevormd door de État général des fonds. Dit algemene overzicht van de inhoud van de grote archiefseries is inmiddels ook op internet raadpleegbaar, zowel in de vorm van een PDF als via de database EGERIE. In deze database zijn de afzonderlijke beschrijvingen van afzonderlijke nummers of groepen nummers uit de État général des fonds opgenomen. Gezocht kan worden op de woorden die in deze globale beschrijvingen voorkomen. De resultaten zijn daarom tamelijk ruw. 'Hollande' levert wel resultaten op, maar geeft bij lange na niet weer waar zich 'Hollandse'stukken in de archieven bevinden. De beste strategie is om eerst de tekst van voor het eigen onderwerp relevante delen van de État te raadplegen en daarna in EGERIE met verschillende trefwoorden te checken of niets essentieels over het hoofd werd gezien.
Het nadeel van de beschrijvingen is, dat ze nog steeds globaal blijven en vaak in het ongewisse laten of er gegevens over Hollande in voorkomen. Sommige groepen documenten zijn alfabetisch ingedeeld op Departement, maar ook dan blijft het vaak onzeker of de Hollandse Departementen er in voorkomen. Zo ja, dan is dat bepaald niet systematisch gebeurd. Een wat meer op clusters georiënteerd overzicht biedt de État sommaire des versements, die niet voor alle series beschikbaar is en de État des fonds overlapt. Maar soms zijn de bewoordingen duidelijker.
De derde laag zijn de analytische inventarissen, die per dossier een inhoudelijke beschrijving geven. In deze inventarissen worden soms Nederlanders of Nederlandse plaatsen genoemd, maar dat is niet systematisch gebeurd. Als er een analytische inventaris van een archief bestaat, is dat de beste ingang voor het onderzoek. De analytische inventaris van het archief van het kabinet van Lodewijk Napoleon bijvoorbeeld is voortreffelijk. De gids geeft voor de stand bij afsluiting aan of er een dergelijke inventaris is, en zo ja voor welke onderdelen van archieven. De inhoud van analytische inventarissen is niet weergegeven, omdat ze ongetwijfeld ook gedigitaliseerd op internet zullen verschijnen.
1 J. Favier en D. Neirinck, La pratique archivistique française (Parijs, 1993), p. 34.