Opzet en aanwijzingen bij het gebruik van de databank en de zoeksystemen
Zowel de opgenomen documenten als de in de records toegevoegde gegevens kunnen op woord en combinaties van woorden worden doorzocht. Om het zoeken in de databank optimaal te laten verlopen is het belangrijk inzicht te hebben in de opbouw van de databank en de zoekmogelijkheden in de verschillende tekstvelden van de records en in de documenten:1. De opzet van de databank
De databank bevat allerlei documenten die in verbinding kunnen
worden gebracht met landdagen of landelijke bijeenkomsten in
Gelderland en enige bovengewestelijke bijeenkomsten buiten het
Gelders territorium tussen 1423 en 1584. Opgenomen zijn:
- Documenten die betrekking hebben op een landdag vanaf de oproep via de vergaderingen tot de besluiten aan het einde van de bijeenkomst;
- Documenten die betrekking hebben op een samenkomst van tenminste drie van de vier hoofdsteden, waarop zaken betreffende het hertogdom zijn besproken. Bijeenkomsten van de hoofdsteden over de Hanze zijn derhalve niet opgenomen, evenals hun brieven aan Deventer over problemen in het onderlinge handelsverkeer. Ook bij deze categorie gaat het om stukken vanaf de uitnodiging via de vergadering tot aan de besluiten aan het einde van de bijeenkomst;
- Documenten opgesteld op de Rijksdagen van het Duitse rijk en of vredesoverleg met vertegenwoordigers van het Bourgondische landencomplex, opgesteld door de Gelders gedeputeerden op deze vergaderingen. Zij werden in de meeste gevallen buiten het Gelders territorium gehouden, waardoor er soms vrijgeleiden voor deze gedeputeerden moesten worden gevraagd. Deze vrijgeleiden zijn ook opgenomen.
- Brieven van personen of instellingen binnen het territorium van Gelre met verwijzingen naar een landdag, een bijeenkomst van hoofdsteden, een Rijksdag of een vergadering met Bourgondische afgevaardigden. Brieven van niet-Geldersen aan de Staten en steden zijn met grote terughoudendheid opgenomen, omdat hier beperkingen in opsporing en verwerking golden. Zij zijn enkel verwerkt wanneer zij belangrijk waren voor de politieke geschiedenis van het hertogdom en wanneer zij vrijwel zeker op een landdag of landelijke bijeenkomst ter sprake zijn gekomen.
Aparte vermelding verdienen de archivalia in connectie met de Staten Generaal, de bijeenkomsten van afgevaardigden van de Bourgondische landen uit de vijftiende en zestiende eeuw. De databank bevat twee teksten (records) die op de bijeenkomsten van de Staten Generaal zijn opgenomen door of voor Geldersen tot 1576, omdat dit om een uiterst beperkt aantal ging. Zoals opgemerkt, behoorde Gelderland enkel in 1473-1477, 1481-1492 en 1543-1584 tot het Bourgondische landencomplex. De Geldersen hebben vóór 1576 enkel in 1476, 1477 en 1488 vergaderingen van de Staten Generaal bijgewoond, vandaar het lage aantal.
Vanaf 1576 kwamen de Staten Generaal langdurig bijeen in (ondermeer) Brussel, Amsterdam, Delft, Dordrecht en Den Haag, waarbij de Geldersen wel regelmatig aanwezig waren.1 In de databank zijn wel de instructies opgenomen van de gedeputeerden, die namens Gelderland naar de Staten Generaal zouden gaan. Deze instructies werden immers op de landdag opgesteld en goedgekeurd. Brieven van de Staten Generaal aan en die van de gedeputeerden van Gelderland op de Staten Generaal gericht aan de Staten of hoofdsteden van Gelderland zijn niet opgenomen, evenals correspondentie tussen de Staten van Gelderland en de Landraad van Overmaas, een bovengewestelijke raad uit de jaren zeventig van de zestiende eeuw. Het gaat hier om zoveel archivalia, dat het ondoenlijk was om die geheel of zelfs gedeeltelijk in de databank op te nemen.
1Nadere gegevens over de samenstelling van de Gelderse deputaties naar de Staten Generaal en het optreden van de Geldersen op de vergadering zijn te vinden in N. Japikse (ed.), Resolutiën der Staten-Generaal van 1576 tot 1609. Deel I-IV [1576-1584]. RGP 26, 33, 41 en 43 (’s-Gravenhage 1915-1919).