volgende pagina inhoudsopgave terug
Inhoud
Bewerker Vermaseren is het project gestart zonder inhoudsaanduidingen op te nemen. In zijn optiek zou na de inventaris immers de editie van de brieven volgen. Pas in dat stadium zouden korte onderwerpsaanduidingen van pas komen. Bewerker Kluiver heeft in 1981 voorgesteld onderwerpsaanduidingen al in de inventaris in te voeren. Die zouden een belangrijk hulpmiddel voor de onderzoeker zijn om vast te stellen of hij een document de moeite waard vond voor verdere raadpleging. Kluiver was bereid in 'ruil' voor het aanbrengen van een veld Inhoud het veld Incipit te laten vallen.1 Op welke wijze dat veld gevuld moest worden, werd pas later beslist. In 1987 meldde Kluiver dat er een definitieve keuze was gemaakt: "Een inhoudsaanduiding in trefwoorden bleek niet gewenst; gekozen is voor een omschrijving van maximaal twee regels, waarin met name de intentie tot het schrijven van het betreffende document wordt aangegeven. De gebruiker heeft dan via de index een nadere toegang tot het materiaal" (1987 p. 25).
De drie keuzes die Kluiver voor ogen had, waren: het maken van vrij uitvoerige samenvattingen, zoals de Calender of State Papers die kent, korte impressies geven op grond van kernwoorden per alinea, of een aanduiding van het onderwerp van een brief maken.
Kluiver koos voor het laatste. De eerste en tweede mogelijkheid zouden in zijn optiek een te lange bewerkingsduur vergen. Immers, als men aan een document twee of driemaal zoveel tijd besteed, neemt de bewerkingsduur voor het gehele project navenant toe. De laatste mogelijkheid sloot ook aan bij het systeem dat Groen van Prinsterer en Gachard volgden. Zij gaven een onderwerpsaanduiding voorafgaand aan de brieven die tot doel had de gebruiker te laten beslissen of het betreffende document voor zijn onderzoek of aandachtsgebied de moeite waard was.
Het gevaar bij te summiere aanduidingen is echter dat of te weinig van de inhoud wordt onthuld of een te grote verwachting wordt gewekt. Dit gevaar is niet geheel uit te bannen omdat de omvang van de inhoudsaanduiding niet steeds evenredig is met die van het betreffende document. Bij een kort stuk wordt naar verhouding meer informatie in de samenvatting weergegeven dan bij een omvangrijker document. Bij sommige brieven was het doel minder de inhoud als wel de geste van het zenden van de brief. In zulke gevallen is dit duidelijk gemaakt met termen als 'beleefdheidsschrijven' of 'betuiging van aanhankelijkheid'. Bij verzending van nieuwsberichten is dit ook duidelijk weergegeven met sleutelwoorden als 'tijdingen', 'courante berichten' of 'nieuwsberichten'.
Kluivers keus voor het maken van de 'aanduiding van het onderwerp', elders door hem ook wel genoemd het 'weergeven van de strekking' van de brief of van de 'intentie' waarmee de brief is opgesteld, tot de inhoud, gaat voorbij aan de inmiddels ruime zoekmogelijkheden die de informatietechnologie biedt. Daarom zijn zijn inhoudsaanduidingen waar mogelijk en voorzover de projecttijd het toeliet ruimer geformuleerd. Persoons- en geografische namen zijn op grotere schaal in de tekst verwerkt en omschrijvingen als 'landvoogdes', 'keizer', 'koningin van Engeland' en 'koningin-moeder' zijn vervangen door de concrete namen Maria van Hongarije of Margaretha van Parma, Karel V of Maximiliaan II, Elisabeth van Engeland en Catharina de Medici. Op dergelijke namen zal de gebruiker immers zoeken. Daarom is ook zo veel mogelijk vermeden om woorden als Haags of Leids te gebruiken. De voorkeur is dan gegeven aan omschrijvingen als 'de inwoners van Den Haag' of 'van Leiden'.
Er is geen gebruik gemaakt van vaste zoektermen, opgenomen in een thesaurus. U moet dus zelf uw zoekwoorden bedenken. Probeer naast Frankrijk het woord Franse, naast paard de woorden hengst, merrie en veulen, naast godsdienst theologie (tik theol in, dan komt ook het woord theoloog te voorschijn), naast lutheranen Augsburgse confessie, naast huwelijk bruiloft, naast krijg oorlog, naast officieren de woorden kapitein, luitenant, vaandrig en sergeant. Delen van woorden bieden meer zoekmogelijkheden dan hele woorden: theol zoekt op theologie èn theoloog, theologen; predik zoekt op prediken èn predikant(en).
Dit heeft ook nadelen: bij het zoekwoord Gent verschijnt ook regent, en bij hond ook honderd en Hondsbos. Wilt u alleen treffers met de exacte zoekterm, dan moet u de dubbele aanhalingstekens " " gebruiken: "Gent". Bij "hond" is dit echter weer niet aan te bevelen. Dit levert slechts 1 treffer op. Met de zoekterm "hond" mist u de samenstellingen honden, jachthond, bloedhond, windhond e.d. Door alleen hond in te tikken, zonder dubbele aanhalingstekens, krijgt u 44 treffers. Dan moet u wel de treffers Hondsbos en honderd op de koop toe nemen. Een ander voorbeeld: het intikken van het zoekwoord schuld levert 268 treffers op, variërend van schulden, schuldbekentenis en schuldvordering via beschuldiging tot verontschuldiging. Zoekt u de schuld in de financiële betekenis van het woord, in de voorgaande voorbeelden het eerste lid van samengestelde, dan moet u "schuld*" intikken: de software zoekt dan de woorden met schuld waaraan geen letters vooraf gaan maar waaraan wel een samenstelling van een of meer letters vastzit. "schuld*" geeft nog maar 106 treffers.
1Rijkscommissie voor Vaderlandse Geschiedenis. Jaarverslag 1981 (s-Gravenhage 1982) 18.