Hulp

 
English | Nederlands

Opzet en aanwijzingen bij het gebruik van zoeksystemen

Zowel de opgenomen documenten als de in de records toegevoegde gegevens kunnen op woord worden doorzocht. Om het zoeken in de verschillende tekstvelden van de records en in de documenten mogelijk te maken zijn de volgende drie mogelijkheden beschikbaar:

1. Overzicht van records

 De verwerkte gegevens worden in vijf kolommen gepresenteerd. Dit zijn, van links naar rechts:
nummer – datum – kenmerk/opschrift/bijlage – soort en PDF.
Dit overzicht bevat álle opgenomen documenten; de kunst is om er zó in te selecteren dat een bekort, op de zoekvraag toegespitst, overzicht overblijft. Hoe gaat dat selecteren in zijn werk?

  • Nummer (meer gegevens over documentnummer)
    - Door op een nummer te klikken, bijvoorbeeld 1000, verschijnen de: ‘gegevens van record 1000’ op het scherm. Dat wil zeggen alle door de bewerkers op het record vermelde gegegevens.
    - De nummervolgorde, die wordt aangebracht door naast de kolomskop op het pijltje te klikken, heeft op zichzelf geen betekenis, omdat de volgorde een willekeurige is. Een bepááld nummer vind je door het in het veld onder de kop in te tikken en op ‘zoek’ te klikken.

  • Datum (meer gegevens over de datering)
    - De standaardpresentatie van de records is chronologisch van vroeger naar later. Door op het pijltje naast de kop te klikken worden de documenten in omgekeerde richting gepresenteerd, namelijk van later naar vroeger. - Door een datum in het invoerveld onder de kop in te voeren verschijnt het overzicht van records van op díe datum verzonden documenten op het scherm.

  • Kenmerk/opschrift/bijlage (meer gegevens over kenmerk)
    Door onder de kolomskop kenmerk/opschrift/bijlage een (deel van een) woord in het open veld te tikken, b.v. Moluk, en op ‘zoek’ te klikken, selecteert men het overzicht op nummers met een opschrift en/of bijlage - zelden tot nooit een kenmerk - waarin het betreffende woord(deel) voorkomt, dus in dit geval alle Molukse aangelegenheden, Molukkers en de Zuid-Molukken. Hiermee is deze kolom van dit overzicht als enige geschikt voor het zoeken op inhoud. Bedenk hierbij wel dat niet meer dan 20% van de documenten van opschrift en/of bijlage(n) is voorzien.

  • Soort (meer gegevens over documentsoort)
    Het klikken op ‘soort ’ heeft alleen zin bij minder veelvuldig voorkomende soorten als petitie, adres, persoonlijk schrijven.

  • PDF (meer gegevens over pdf)
    Via de kolom PDF kan men toegang tot de documenten zelf krijgen. In het overzicht dient de PDF-kolom vooral als toegang tot het zoekresultaat en om het soort PDF (transcriptie of afbeelding van de tekst) en de documentgrootte aan te geven.

Is via het overzicht van records of via de hieronder te bespreken mogelijkheden van snel zoeken of geavanceerd zoeken een selectie gemaakt dan is het resultaat een nieuw overzicht maar nu van voor het onderzoek relevante records.

2. Snel zoeken

Dit biedt de mogelijkheid in alle tekstvelden tegelijk te zoeken op (tref)woord(delen). Lange lijsten zoekresultaten kunnen ingekort en nader gespecificeerd worden door op meer woorden tegelijk te zoeken. Hoe men dat doet staat aangegeven onder ‘snel zoeken’. Het resultaat van elke zoekactie wordt gepresenteerd naar analogie van het ‘overzicht van records’, zoals hierboven toegelicht.
Voor het zoeken in de tekst van de documenten zelf (pdf), zie 'zoek in de tekst van de gescande documenten''

3. Geavanceerd zoeken

 De zoekpagina biedt de mogelijkheid naast het zoeken in alle tekstvelden inclusief die van het document, óók, met behulp van trefwoorden, op thema, te zoeken. Het ziet eruit als een leeg record; er staan dezelfde categorieën gegevens onder elkaar, maar nu met een leeg veld erachter. Hier kun je een willekeurige zoekterm intikken of, belangrijker, uit een keuzelijst aanklikken. Klik je vervolgens op ‘zoek’, links onder, dan wordt een overzicht van records gepresenteerd dat de gevraagde gegevens in overeenkomstige velden bevat.
Niet alle mogelijkheden en combinaties zijn even zinvol. Zoeken op een combinatie van trefwoorden of van correspondenten zal een specifieker en dus zinvoller resultaat opleveren dan zoeken op soort of datum.
- Als men op het scherm geavanceerd zoeken een archiefbestand intikt, komt de archiefbewaarplaats automatisch te voorschijn in het lege veld erboven.
- Het combineren van diverse categorieën zoektermen geschiedt standaard via 'en' (beperkt resultaat, want beide trefwoorden moeten erin voorkomen) met als tweede optie 'of' (ruim resultaat want het voorkomen van één van de trefwoorden is voldoende) en als derde 'en niet' (beperkend resultaat).
- Bij het zoeken met meer zoektermen van dezélfde categorie - dus meer dan één naam van een correspondent of meer dan één trefwoord – kan men de benodigde hoeveelheid velden aanmaken door op de link 'meer mogelijkheden' onder de categorieën trefwoord en correspondenten te klikken en die te verbinden met 'of'.
- Hét voordeel van geavanceerd zoeken is dat men kan zoeken via lijsten van trefwoorden en correspondenten.

De zoekresultaten behaald via de geavanceerd zoeken-applicatie worden gepresenteerd in een overzicht van relevante records.

  • Documentnummer- Het nummer identificeert document én record. Klik je op een nummer in het overzicht van records dan verschijnen de toegevoegde gegevens van het document met datzelfde nummer op het scherm.
    - Onderaan het record kan men door te klikken op PDF-afbeelding of PDF-transcriptie toegang krijgen tot de tekst van het document.
    - De opeenvolging van de nummers doet er niet toe, deze is louter bepaald door het tijdstip van invoering.

  • Datum
    - De door opsteller/verzender van het document aangegeven datum staat aangegeven op het record. Op ingekomen codetelegrammen treft men zowel een datum van verzending als van ontvangst aan. De verzenddatum vormt dan het uitgangspunt.
    - Ongedateerde documenten worden zoveel mogelijk voorzien van uit tekst en context blijkende gegevens, eventueel toegelicht in de annotatie.

  • Soort
    - De ingevoerde documenten bestaan voor een groot deel (ongeveer tweederde) uit geheime codetelegrammen, van en naar Den Haag verzonden. Door het ‘heet van de naald’-karakter, de onderlinge samenhang en beknoptheid van deze documenten is het vaak mogelijk een aantal daarvan onder een enkel nummer samen te brengen. Voorwaarde is wel dat de op het record vermelde correspondenten en vindplaats op alle telegrammen van toepassing zijn.
    - De tot medio 1955 verzonden telegrammen zijn veelal uitgetikt alvorens gescand te worden. De nadien verzonden telegrammen zijn beter leesbaar en de techniek van het scannen is in de loop van het NIB-project zozeer verbeterd dat het overtikken van de tekst niet vaak meer nodig was.
    - De notulen van de vergaderingen van de ministerraad zijn eveneens speciaal voor deze uitgave uitgetikt alvorens gescand te worden. Hierdoor was het mogelijk alleen die gedeelten van de notulen op te nemen die de discussies over de betrekkingen met Indonesië weergeven. De weggelaten gedeelten staan aangegeven met streepjes (- - - ).
    Van deze notulen is voorts vrijwel altijd de officiële, gecorrigeerde tekst opgenomen. Bij afwijking is daarvan melding gemaakt in de annotatie. Daar staan eveneens de later toegevoegde kanttekeningen vermeld, met uitzondering van de door de secretaris van de ministerraad stelselmatig met de hand aangebrachte verwijzingen naar verslagen van volgende raadsverslagen. Deze zijn in de tekst zelf opgenomen, voorafgegaan door een hekje (#).
    - Als in de categorie soort een document + bijlage(n vermeld staat, gaat het om een intrinsiek samenhangende reeks stukken, b.v. aanbiedingsbrief van een meegestuurde nota, de nota zelf en eventueel ook nog bijlagen bij die nota. Deze stukken zijn als één geheel ingevoerd.
    Er zijn echter ook bijlagen toegevoegd door de bewerkers zelf, meestal scans van krantenartikelen, van passages uit de Handelingen Staten Generaal e.d.m. In de regel is tussen het hoofddocument en een dergelijke bijlage een tussenblad gevoegd, voorzien van het recordnummer.

  • Kenmerk
    - De opgenomen documenten zijn doorgaans voorzien van een kenmerk dat hun plaats bepaalt in de oorspronkelijke administratie.
    - Het kenmerk van het meest voorkomende soort document in deze database, het codetelegram, bestaat bijna altijd uit de naam van verzender + volgnummer (Luns 567; Van Roijen 389). Het gebruik van de naam vertoont echter variaties: Bentinck van Schoonheten seint onder Bentinck, Linthorst Homan onder zijn gehele naam.
    - Het woord ‘Celer’ in het kenmerk van vele vanuit het ministerie van Buitenlandse Zaken verzonden telegrammen (i.p.v. Stikker, Beyen of Luns) staat voor het postadres van dat ministerie en wordt in elk geval gebruikt als de minister het betreffende telegram niet heeft gezien/kunnen zien.
    - De registratiesystemen van de overige documenten (nota’s, memoranda en brieven) zijn allesbehalve eenvormig. Er is daarom door de bewerkers naar gestreefd hierin meer systematiek aan te brengen teneinde de doorzoekbaarheid te vergroten. Zo gaat de afkorting GNG in het kenmerk altijd vooraf aan door het Gouvernement van Nieuw-Guinea verzonden stukken, ook al staat het niet op het document zelf. Het kenmerk van alle uitgaande (niet geseinde) correspondentie van Buitenlandse Zaken begint met Buza en van Binnenlandse zaken met Biza; het kenmerk van de uitgaande correspondentie van vertegenwoordigingen in het buitenland volgt achter de plaats van vestiging, b.v. Tokio, Canberra, of Washington.

  • Opschrift en/of bijlage(n)
    Ongeveer 20% van de documenten heeft een opschrift en/of bijlage. Het opschrift is meestal letterlijk, soms enigszins verkort vermeld; van de bijlage wordt eveneens het opschrift gegeven, of, als dat ontbreekt, een beknopte aanduiding van de inhoud.

  • Correspondent
    Verzender
    - Onder verzender staat de naam vermeld van degene die het bijbehorende document heeft opgesteld en/of verzonden. Meestal is dit zonneklaar en gaat het om een en dezelfde persoon. Telegrammen worden bijna steeds onder de naam van de verantwoordelijk ambtsdrager verzonden, ook als zij door een ander zijn opgesteld. Bij afwezigheid van bijvoorbeeld de minister is volstaan met de aanduiding van het ministerie en bij een vertegenwoordiger in het buitenland met de aanduiding van diens plaatsvervanger. Soms is een onder Celer verzonden telegram wel door de minister ‘gezien’ of is de optredende ‘ik’ de minister zelf. In dat geval is het kenmerk Celer en de verzender Luns (of Stikker of Beyen).
    - Als een minister op reis telegrafeert vanuit een vertegenwoordiging in het buitenland doet hij dat onder het kenmerk, dat wil zeggen op naam, van de ter plekke geaccrediteerde vertegenwoordiger. Bijvoorbeeld: Luns seint vanuit Washington onder Van Roijen + diens volgnummer; bij verzender staat dan Luns.
    - De opsteller, verzender en ontvangers van de notulen van de vergaderingen van de ministerraad zijn weggelaten. Dit betreft altijd de secretaris van de Ministerraad en de ministers zelf.
    - Op het record staat achter verzender steeds de aanduiding INFO vermeld. Door dit aan te klikken treft men nadere gegevens over deze 'correspondent', voor zover van belang voor het functioneren in het kader van de hier behandelde problematiek.
    Ontvanger
    - Hier staat in de officiële correspondentie vrijwel altijd de naam van de verantwoordelijk ambtsdrager vermeld, tenzij deze duidelijk afwezig is. Als b.v. Van Roijen in Den Haag overlegt, worden de telegrammen aan Washington aan zijn plaatsvervanger gestuurd en deze wordt dan als ontvanger vermeld.
    - De verzending van circulairetelegrammen, wat steeds vaker gebeurde naarmate de Nieuw-Guinea kwestie verder internationaliseerde, heeft de bewerkers doen besluiten het begrip ‘diverse posten’ in te voeren bij de lijst van ontvangers, en ‘diverse hoofdsteden’ in de lijst van plaatsen van ontvangst. Om welke posten het precies gaat vindt men steeds in het document zelf terug. Als de circulaire zich beperkt tot direct betrokken landen als Australië, Amerika, Verenigd Koninkrijk en - in de tweede helft van de jaren vijftig - de (andere) NAVO-landen, zijn de vertegenwoordigers en hun standplaatsen wel afzonderlijk vermeld. Bij het zoeken dient men erop bedacht te zijn dat naam en vestigingsplaats van niet direct betrokken regeringen daardoor vaak niet vermeld worden. De houding van de bijvoorbeeld de regering te Addis Abeba kan men beter traceren via het trefwoord Ethiopië of Afro-Aziatische landen dan via de verzender (gezant Neuerburg) en de plaats van verzending (Addis Abeba).
    - Zie voor de aanduiding INFO achter ontvanger, boven, de laatste alinea onder verzender.
    - Op het record staat achter ontvanger steeds de aanduiding INFO vermeld. Door dit aan te klikken treft men nadere gegevens over deze 'correspondent', voor zover van belang voor het functioneren in het kader van de hier behandelde problematiek.

  • Plaats
    Plaats van bestemming
    Voor de plaats van bestemming geldt wat ook voor de ontvangers opgaat: de bewerkers zijn ertoe overgegaan bij lange lijsten ‘plaatsen van ontvangst’ in geval van een circulairetelegram het begrip ‘diverse hoofdsteden’ in te voeren.
    Plaats van opmaak
    Eenduidig.

  • Trefwoord
    - De lijst van trefwoorden is bedoeld als ‘een helpende hand’ bij niet-formele, inhoudelijke ontsluiting. Met name de door de bewerkers ingebrachte thematiserende begrippen kunnen dienst doen als richtingwijzer bij het vinden van relevante documenten voor bepaalde onderzoeksvragen.
    Bij het zoeken via de lijst van trefwoorden omzeilt men noodzaak van de precieze formulering die nodig is bij het zoeken in de documenten zelf (via 'snelzoeken'of 'zoek in PDF'). In geval van concrete namen hoeft dit weliswaar geen problemen op te leveren, maar bij abstractere begrippen en thema’s zijn de mogelijke bewoordingen onuitputtelijk. Aan de andere kant moet de onderzoeker de onvermijdelijk subjectieve terminologie van de bewerkers zien te achterhalen. Spreken over Indonesische vrijheidsstrijd of opstand is spreken over hetzelfde vanuit een andere optiek. Ter vergroting van de voorspelbaarheid is in de regel gekozen voor de in de opgenomen documenten gekozen terminologie, die derhalve een tijdgebonden, Neerlandocentrisch standpunt verraadt.
    Het verdient aanbeveling de lijst van trefwoorden, waarmee deze ‘geavanceerd zoeken’-mogelijkheid is ‘gelinkt’, tevoren eens door te nemen, met name op clusters van begrippen rond de kernwoorden: Amerika, Australië, diplomatieke en consulaire betrekkingen, financieel-economische betrekkingen, handels(politieke) betrekkingen, Indonesië, Koninklijk, leningen, Molukken(rs), Nederland(ers), NG, NG-kwestie, Papoea, pers/publieke opinie, schuldenkwesties, Sukarno, unieverhouding, Verenigd Koninkrijk, en voorlichting/propaganda.
    - De lijst van trefwoorden is geen register; niet álles is stelselmatig opgenomen, en aan wel opgenomen persoonsnamen wordt soms veel, soms weinig of niets toegevoegd. Nederlandse bewindslieden worden alleen vermeld als ze als persoon het ambt een bijzondere kleur verschaffen. Functionarissen van Nederlandse of buitenlandse administraties worden alleen vermeld als zij een gewichtige inbreng hebben in de besluitvorming. Immers de lijst helpt slechts bij het zoeken in een zeer omvangrijk bestand documenten, waarvan de in PDF beschikbaar gestelde tekst ook op zichzelf in hoge mate, en soms zelfs voor honderd procent, doorzoekbaar is.
    - In de lijst van trefwoorden zijn veel afkortingen opgenomen, hetzij als trefwoord, als de betreffende instelling vooral onder de afkorting bekend staat (NAVO; SOBSI), hetzij in de functieomschrijving van personen (Cabot Lodge is de permanente vertegenwoordiger (PV) van de VS bij de VN). Deze afkortingen vindt men terug in de lijst van afkortingen die als afzonderlijk onderdeel is opgenomen.
    - Personen die ook in de lijst van correspondenten zijn opgenomen en daar nader omschreven zijn, krijgen in deze lijst geen functieomschrijving meer. Zij zijn voorzien van een asterix (*).
    - Bij Indonesische namen is de ‘oe’ stelselmatig vervangen door een ‘u’ om de uniformiteit en dus de doorzoekbaarheid te bevorderen.

  • Annotatie
    - Onder ‘annotatie’ vindt men onder meer de gegevens die in de gedrukte uitgave NIB 45-50 zijn verwerkt in het notenapparaat. Genoemd kunnen worden:
    a. De vindplaats(en) van aan het hoofddocument gerelateerde documenten die niet zijn opgenomen. Dit kan om een enkel document gaan, maar ook om hele dossiers.
    b. Voorafgaande en volgende documenten, geheel of gedeeltelijk geciteerd. Op deze manier is geprobeerd de documentatie over de voortgang van een bepaalde ontwikkeling enigszins compact te houden.
    c. Gegevens met betrekking tot de toegevoegde bijlagen, verduidelijkingen van de tekst en dergelijke meer.
    - In het record van elk document is van de annotatie standaard alleen de eerste regel aangegeven. Door aan het einde van zo’n regel op 'meer' te klikken verschijnt de gehele tekst, die evenals de tekst van het document zelf te downloaden en te printen is.

  • Verwijzingen,
    op het record aangeduid als ‘zie ook’, in het geavanceerd-zoeken-scherm als ‘documentnummer ’ Om de samenhang tussen de documenten aan te geven zijn verwijzingen aangebracht. Deels sluiten deze aan bij destijds door de correspondenten zelf aangebrachte verwijzingen. Deze zogenaamde ‘formele’ verwijzingen zijn steeds aangebracht als het betreffende document in de database is opgenomen. Zo niet, dan biedt de annotatie soms wel aanwijzingen, maar niet per se. Ook de bewerkers zelf hebben bij het invoeren van de data verwijzingen aangebracht. Deze zijn vooral inhoudelijk van aard en dienen om de onderzoeker enige ‘grip’ te geven op de behandelde materie.

  • Zoeken in pdf-documenten
    De pdf-documenten zijn tot op zekere hoogte doorzoekbaar. Aangezien het onhaalbaar was de OCR (de letterherkenning) van zo'n grote hoeveelheid documenten met een dergelijke variëteit te corrigeren, zal men echter niet elk woord vinden waar men op zoekt, terwijl dat toch wel degelijk in de tekst staat.

    Er kan gezocht worden op een bepaald woord, eventueel in combinatie met de andere velden uit de database. Het resultaat wordt gepresenteerd in een chronologisch gesorteerde lijst. Hier staan de paginanummers aangegeven waar het gezochte woord staat.
    Als je op de bijbehorende link klikt, komt je terecht in het document op de pagina waar het gezochte woord wordt vermeld. Vervolgens kunt je in de pagina zelf met 'control f' naar het woord zoeken.

Tot slot: Om de samenhang tussen de documenten aan te geven zijn verwijzingen aangebracht. Deels sluiten deze aan bij destijds door de correspondenten zelf aangebrachte verwijzingen. Deze zogenaamde 'formele' verwijzingen zijn steeds aangebrracht als het betreffende document in de database is opgenomen. Zo niet, dan biedt de annotatie daarvoor soms nadere aanwijzingen. Dit is echter niet steeds het geval.
Ook de bewerkers zelf hebben bij het invoeren van de data verwijzingen aangebracht. Deze zijn vooral inhoudelijk van aard en dienen om de onderzoeker meer greep te geven op de behandelde materie.