TNA CO 116 invnr. 70 p. 130-132.
TNA CO 116 invnr. 72 p. 1-4 1732-12-06 Instructie b0303 Berbice Netherlands Administration of justice Civil administration Berbice
Gedateerd naar de datum van het octrooi van de Staten-Generaal. Opgenomen vanwege het belang voor de communicatie met de Kolonie.
Amsterdam. Instructie voor de secretaris van het college van Directeuren van de Kolonie Berbice. Instruction for the secretary of the College of Directors of the Colony of Berbice.
[In September 1720 is een Maatschappij opgericht om de Kolonie tot bloei te brengen. Volgens de statuten zou de Sociëteit bestuurd worden door zeven Directeuren, residerende te Amsterdam. Het nieuwe octrooi is van 6 december 1732.]
1. De secretaris van dit collegie zal gehouden zijn de Heeren Directeuren in derzelver uytgeschreeve vergaderingen te adsisteeren, als mede in de besoignes zoo wanneer daar toe genodigd zal worden.
2. Hij zal in de respective vergaderingen en besoignes aan den heer Praesident in der tijd suppediteeren de pointen die in deliberatie moeten komen en voorts nauwkeurige notulen moeten houden van het aldaar gebesoigneerde.
3. Hij zal de genomene resolutien in de form extendeeren en dezelve ter eerstvolgende vergadering ter resumtie praesenteeren.
4. Hij zal versorgen dat de resolutien geapprobeert en gearresteert zijnde door de boekhouders ten prompsten worden ingeschreeven in de resolutieboeken.
5. Hij zal vervolgens de ingeschreeve resolutien collationeren tegens zijne minuten, welke mede ten comptoire zullen verblijven, als mede behoorlijke marginalia op dezelve formeeren en in de resolutieboeken doen inschrijven en voorts een bequaam alphabeth of index op dezelve onderhouden.
6. Hij zal te aller tijd acces hebben tot alles op het comptoir berustende en voorts een nette inventaris doen maaken van alle boeken, brieven, chartres en papieren tot dit collegie specteerende en de origineelen afzonderen van de copien en duplicaaten en voorts de inbindingen aan de boekhouders ordonneeren.
7. Hij zal versorgen dat de boekhouders de nodige remarcques op de brieven, zooverre hun officie aangaat, bij tijds in gereedheid aan hem secretaris overleeveren om bij beantwoording der brieven te kunnen dienen, en zal hij dezelve remarcques bevorens moeten nagaan of aan het oogmerk voldoen.
8. Hij zal steeds toezien dat de resolutien van Directeuren zoo hier als in de Colonie exact worden nagekomen en vervolgens de ingekomene brieven en papieren alvorens ter tafel ter beantwoording te brengen, confronteeren teegens voorgaande resolutien en de defecten suppediteeren.
9. Alle memorien, remonstrantien, deductien, advysen en andere schriftuuren ten dienste van dit collegie zal hij moeten stellen, als meede wanneer zulx gerequireert word aan de collegien praesenteeren en aldaar het woord voeren.
10. Hij zal de resolutien en brieven nevens de duplicaaten die door de boekhouders gecopieert zijn om na de Colonie gezonden te worden, behoorlijk collationeeren met de bijlaagen daartoe relatief en dezelve voorts onderteekenen en de expeditie daarvan verzorgen.
11. Hij zal verder alle zodanige actens, instrumenten etc. als hem door Directeuren bevolen zullen worden gehouden zijn te onderteekenen.
12. Bij zo verre hij tot meerder gemak eenige resolutien of andere boeken meede na huys zouw willen neemen, zal hij dezelve kunnen bekomen teegens recepis van den ontfangst derzelve.
13. Hij zal nooyt uyt de stad mogen gaan dan met kennisse van den heer Praesident.
14. Hij zal moeten secreteeren zodanige resolutien als hem door Directeuren bevolen zal worden secreet te houden, voorts alle voorvallende zaken en die spoed schijnen te vereysschen terstond aan den heer Praesident communiceeren en vervolgens in het generaal op alles dat eenigsints de Directie aangaat acht geeven, het meeste intrest derzelve bevorderen, de ordres van Directeuren observeeren en zig in alles zo gedragen als een goed en getrouw secretaris verpligt is te doen.
15. Eyndelijk reserveeren Directeuren aan zig deze instructie ten allen tijde te amplieeren en altereeren zodanig als na tijdsgelegenheyd bevonden zal werden te behooren.
Directeuren van de Societeit van Berbice. National Archives Great Britain
