Nederlandse archieven: bestanden
Archieven zoveel mogelijk gelaten zoals ze waren
De archieven van Nederlandse instellingen zijn volgens het herkomstbeginsel bewaard als één geheel, met behoud van hun oorspronkelijke ordening. Alles wat door één organisatie, de archiefvormer, werd verzameld of aan stukken is geproduceerd, is samen met alle zoekmiddelen die daarbij horen in één archiefbestand te vinden.
De moderne onderzoeker kan de archieven daarom op dezelfde manier gebruiken als de administratie destijds. Dit betekent dat hij het beste kan beginnen met de zoekmiddelen, vooral de indices op de besluiten. Aan de daar gevonden data en dagnummers is het archief 'opgehangen'. De gids besteedt daarom bijzondere aandacht aan de inhoud en de werking van indices en dergelijke.
Terugwerkende kracht
Archieven van een ministerie of ander bestuurslichaam zijn in Nederland steeds overgedragen aan de volgende instelling die zich met het beleidsterrein ging bezighouden. Inventarissen voegen daarom vaak archieven of delen van archieven van elkaar opvolgende instellingen bij elkaar. Een goed voorbeeld is de inventaris Archieven betreffende de Waterstaat 1798-1813. Daarin staan onderdelen uit de periode dat de Waterstaat eigenlijk bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken hoorde. De indices zitten dan nog in het archief van het Ministerie.
Ook voor de Bataafs-Franse tijd zijn zo veel inventarissen gebundeld. Dat sluit aan bij de toenmalige praktijk, omdat in de samenstelling van het personeel en in de werkwijze van de administratie meestal weinig verandering optrad. Met name de zoekmiddelen vormen daarom vaak één doorlopende reeks. Met dossiers is dat soms ook het geval.
Alles bij elkaar betekent dit voor de Bataafs Franse tijd dat een inventaris van het archief van een ministerie of college vaak bestaat uit een reeks kleinere onderdelen. Het Nationaal Archief heeft dit intussen ondervangen door een decimale onderverdeling te hanteren. Zo is het nummer 2.01.10 toegekend aan het 'Archief van het Ministerie van Justitie vóór 1813 en het Nationaal Gerechtshof'. Dit laatste komt omdat er enkele jaren geen Ministerie van Justitie heeft bestaan en de taken werden waargenomen door een Nationaal Gerechtshof. De nummering van de onderdelen is in hoofdlijnen chronologisch: 2.01.10.01 Archief van het Agentschap van Justitie, 2.01.10.02 Archief van het Nationaal Gerechtshof 1 maart 1802 - februari 1811, 2.01.10.03 Archief van het Nationaal Syndicaat 1802-1805; 2.01.10.04 Ministerie van Justitie en Politie 1806-1810, enzovoort.
In de gids is bij een instelling steeds opgegeven hoe het overkoepelende archiefbestand heet en wat de naam van het kleinere archiefbestand van de instelling zelf is. Overigens is het, nu de (deel)inventarissen op internet raadpleegbaar zijn, gemakkelijker om daarin rechtstreeks op archiefvormer te zoeken.
In de provinciale archieven zijn ook vaak de beschrijvingen van archieven van opeenvolgende gewestelijke besturen samengevoegd in één inventaris. Maar hier is ook, behoudens enkele uitzonderingen in oude inventarissen, gemakkelijk te zien bij welke instelling de stukken behoren.