Nederlandse archieven: onderzoek

Beschrijvingen

Nederlandse archiefinventarissen beschrijven de nummers van het archief op een formele manier. Dat is dus niet inhoudelijk, tenzij het een dossier betreft. Genoemd worden de aard van de stukken (bijvoorbeeld resoluties, verbalen, brieven, agenda's) en periode waarop ze betrekking hebben. Voor de inhoud moeten de zoekmiddelen worden gebruikt die bij de archieven behoren. Vandaar dat de gids hieraan veel aandacht besteedt.

Indeling

In de archieven van de Republiek overheerste destijds de chronologische volgorde. Vanouds werden besluiten met de datum van behandeling aan bijlagen gekoppeld. Verreweg de meeste archieven uit de Bataafs-Franse tijd doen hetzelfde. Alleen is het weinig flexibele register met resoluties vervangen door een losbladig systeem van besluiten of 'verbalen'. Daaraan werden dan wel weer de ingekomen en uitgaande stukken vastgehaakt.

Uitgaande stukken werden soms opgenomen in de tekst van een besluit, soms aan een verbaal toegevoegd als losse minuut. Ingekomen stukken kwamen de ene maal bij het verbaal te liggen, een andere keer in een afzonderlijke reeks of in een samenhangend dossier. Daarom kon een besluit weleens heel kort zijn: 'Ingekomen brief x, voor kennisgeving aangenomen' of 'Aan y wordt een missive gestuurd over z'.

Kenmerken

Deze manier van werken had als voordeel dat er één chronologische reeks van besluiten met bijlagen ontstond. De bijbehorende ingekomen en uitgaande stukken werden voorzien van de datum van het besluit, en van een eigen nummer. Dat kon een uniek dagnummer zijn, een volgnummer op één dag, of, met name bij geheime besluiten, een volgletter. Datum en nummer van behandeling vormden samen het 'exhibitum', het moment waarop een zaak ter tafel kwam. Passeerde een stuk voor de tweede maal de revue, dan kreeg het een 'nader exhibitum'. Het is van groot belang om bij het citeren van een document deze kenmerken te vermelden. Ze bepalen de volgorde in het archief en dus de vindplaats. Ook de oude zoekmiddelen zijn nog steeds aan deze gegevens gekoppeld.

Zoekmiddelen

Om de lopende administratie bij te houden of in het eigen archief te zoeken, had de administratie niet voldoende aan de exhibita alleen. Daarom zijn er agenda’s waarin alle stukken bij ontvangst met summiere inhoud werden aangetekend en expeditielijsten met korte gegevens over de verzonden stukken. Soms zijn deze twee zoekmiddelen niet aangelegd of niet bewaard gebleven.

Agenda’s en expeditielijsten hielpen vooral zolang stukken nog bij de bureaus in behandeling waren of pas verzonden. Voor wat we nu het semi-statische archief zouden noemen, werd een index met klapper het zwaartepunt. Deze maakte het mogelijk ook op de langere termijn naar de inhoud van besluiten te zoeken.

Het belangrijkste hulpmiddel voor het zoeken op inhoud, was en is de index. Nadat de verbalen met bijlagen hun eigen weg door de administratie hadden doorlopen, kwamen ze terecht bij de indexmaker. Hij vermeldde alles in de index, waarna de chartermeester de stukken opborg in het archief.

De index is dus in principe completer dan enige andere serie, want uit besluiten, bijlagen en dossiers werden later weleens stukken weggenomen die nooit teruggebracht of zelfs vernietigd zijn. Opname in de index bewijst dat een stuk heeft bestaan. Geprobeerd kan dan worden het bij de afzender of de ontvanger op te sporen, of in latere archieven naar hergebruik te zoeken.

De indexmaker vatte elk besluit leesbaar samen, vermeldde alle kenmerken, en gaf soms door-, terug- of kruisverwijzingen. Voor de indeling naar inhoud gebruikte hij meestal 'hoofden', globaal geformuleerde onderwerpen. Iedere indexmaker had een eigen systeem van indeling en doorverwijzing, dat in de gids wordt beschreven. Een index heeft vaak ook een klapper op namen van personen en plaatsen. Maar deze zijn vaak tamelijk onregelmatig van alfabetische indeling en dus moeilijk doorzoekbaar.

Zoekstrategie

De beste zoekstrategie is dus altijd, om eerst in de index te kijken wat er over een bepaald onderwerp te vinden is. Zijn de data en dagnummers genoteerd, dan kunnen de besluiten en de bijlagen worden opgevraagd. Het is daarbij vaak verstandig om chronologisch van achteren naar voren te werken. Als een bijlage later opnieuw is gebruikt, wordt hij op die manier het snelst teruggevonden. Dat kan veel speurwerk schelen.

Als een zaak op het hoogste niveau is behandeld, kan het beste eerst de index van de algemene secretarie van de uitvoerende macht, de zogenaamde groene index, worden geraadpleegd. Deze geeft een goed overzicht van de gangen van een document of zaak langs verschillende overheidsinstellingen. De kenmerken van de stukken bieden meteen de gewenste aanknopingspunten om in andere archieven verder te zoeken.

De gids ondersteunt de onderzoeker met een uitgebreide beschrijving van alle belangrijke zoekmiddelen met hun indeling en hun werking. Bij indices worden ook alle hoofden weergegeven, zodat de gebruiker meteen kan nagaan waar hij mogelijk moet kijken. Voor de algemene index van de staatssecretarie, de zogenaamde groene index, worden voor de jaren 1806-1811, dus de regering van Lodewijk Napoleon en het eerste jaar van het Gouvernement-Général, ook afbeeldingen geboden. Daarmee kan de gebruiker aan de slag om een overzicht te krijgen, of juist detailgegevens die in staat stellen verder te zoeken.