Opzet en aanwijzingen bij het gebruik van de databank en de zoeksystemen
Zowel de opgenomen documenten als de in de records toegevoegde gegevens kunnen op woord en combinaties van woorden worden doorzocht. Om het zoeken in de databank optimaal te laten verlopen is het belangrijk inzicht te hebben in de opbouw van de databank en de zoekmogelijkheden in de verschillende tekstvelden van de records en in de documenten:2. Beschrijving van de records
Elk document (tekst) met betrekking tot een landdag of een andere (boven)gewestelijke bijeenkomst is verwerkt in een record. Het record heeft de volgende onderdelen (velden):- Nummer
Het nummer van het record in de databank - Soort document
In deze categorie wordt de tekst met één trefwoord aangeduid. Deze zijn (op alfabetische volgorde):
- Aanwijzing
= akte waarbij de Staten commissieleden of afgevaardigden aanwijzen - Bede
= verzoek van de vorst om steun (geld of militair) of akte waarin hij besteding vastlegt - Bepaling
= tussentijds standpunt van de overheid naar aanleiding van bijvoorbeeld desiderata - Besluit
= besluit van de overheid en Staten genomen op de bijeenkomst - Brief
= brief waarbij een verwijzing naar een landdag of een andere landelijke vergadering voorkomt - Dagvaarding
= dagvaarding van de Rooms koning voor de onderdanen van Gelderland - Desiderata
= lijst van verlangens of klachten van de Staten of steden inzake het landsbestuur - Eed
= eed van de afgevaardigden - Extract
= gedeelte van het reces - Instructie
= instructie van het stadsbestuur voor de afgevaardigden naar een vergadering van de Staten of steden - Maatregel
= besluit door de Staten uitgezonderd bede en aanwijzing - Machtiging
= akte waarbij een kleine stad de hoofdstad toestemming geeft haar op de komende vergadering te representeren - Memorie
= lijst van punten ter overweging van de overheid aan de vergadering gegeven - Missie
= instructie van de Staten van Gelderland voor afgevaardigden naar de Staten-Generaal - Mobilisatie
= oproep van de overheid voor het verzamelen van krijgsvolk - Munt
= stuk met betrekking tot de muntslag of de waarde van munten - Opdracht
= bevel van de vorst aan een persoon om voor hem een diplomatieke missie uit te voeren - Oproep
= oproep van de hertog of de stadhouder en/of Raad van Gelderland voor een landdag - Overeenkomst
= overeenkomst tussen Gelderland en een buitenlandse macht - Protest
= protest van Staten of steden tegen voorstel of maatregel van de overheid - Rapportage
= verslag van stedelijke afgevaardigden over de bijeenkomst - Reces
= officieel verslag van de vergadering - Standpunt
= standpunt van stad of kwartier ten aanzien van bepaalde kwestie - Steun
= akte waarbij Staten of steden geldelijke of militaire ondersteuning toekennen of regelen - Uitnodiging
= uitnodiging van een hoofdstad voor de andere (hoofd)steden om gezamenlijk te vergaderen of een uitnodiging van een hoofdstad voor een kwartierdag - Verbond
= verbond van de Staten of de steden - Vidimus
= akte van de landsheer of een stad waarin een andere akte is opgenomen - Volmacht
= akte van het stadsbestuur waarbij het genoemde personen recht geeft de stad op de komende vergadering te vertegenwoordigen en besluiten te nemen - Vrijgeleide
= toestemming van een landsheer in de buurlanden om Gelderse afgevaardigden door zijn landen te laten trekken naar een vergadering
- Aanwijzing
- Plaats
Dit is de plaats van uitvaardiging van de tekst. Meestal is dit de vergaderplaats, maar bij brieven is de stad genoemd waar de brief is opgesteld. Wanneer de plaats van uitvaardiging niet genoemd wordt, wordt de aanduiding onbekend. Plaatsnamen tussen vierkanten haken zijn gebruikt om aan te geven dat de tekst waarschijnlijk in genoemde stad werd geschreven met toelichting bij de Opmerkingen. - Datum
De datering van de stukken wordt gegeven in de moderne tijdsaanduiding met jaar, maand en dag. Alle dateringen met afwijkende jaarstijlen of met heiligendagen zijn derhalve opgelost. Het Hof van Gelderland en de meeste Gelderse steden wisselden op 1 januari van jaar, maar Nijmegen en Roermond hanteerden de Kerststijl (wisseling op 25 december). Individuen en instellingen van het Bourgondische landencomplex gebruikten veelal de Paasstijl (wisseling op Eerste Paasdag). Wanneer een datering ontbrak of incompleet was, is een begin- en einddatum van vervaardiging opgegeven. De motivatie voor dergelijke dateringen wordt altijd toegelicht in het veld Opmerkingen. - Vergadering
De datum van de vergadering waarbij het document hoort. - Vormcode
Deze categorie geeft nadere informatie over de redactie en het tijdstip van schrijven van het document:
- Afschrift
Het stuk is kort na de vergadering opgesteld, anders is de aanduiding Afschrift 15e [t/m] 18e eeuw gebruikt. - Cont. Druk
De tekst is gedrukt kort voor de vergadering. - Druk
De tekst komt enkel voor in een boek of bronnenuitgave van latere tijd. - Gelijkt.
De tekst is op de vergadering opgesteld. - Gelijkt. ?
De tekst is mogelijk op de vergadering opgesteld. - Min.
Het eerste ontwerp van een tekst. - Onbekend
Gegevens over moment van redactie ontbreken. - Orig.
Het stuk is formeel opgesteld en bezegeld. - Orig. ?
Het stuk is mogelijk formeel opgesteld en bezegeld. - Vidimus
De tekst is opgenomen in een latere akte.
- Afschrift
- Regest
Het regest geeft een korte inhoud van het document, waarbij citaten uit het originele document tussen zijn geplaatst. Nadere toelichting op elementen van de tekst (zoals naam van de uitvaardiger of datering) zijn tussen [ .] geplaatst. Persoonsnamen en geografische aanduidingen werden gestandaardiseerd (Arnold, Adolf, Karel, Hendrik, Gerrit, Philips, Bronkhorst, Kleef, Nijmegen, Zutphen etc.). Wanneer er een opsomming van personen in het stuk voorkomt, gebruikt het regest de omschrijving diverse met naam genoemde edelen, afgevaardigden o.i.d. Bij recessen is vermeld of er een lijst van aanwezigen is. Deze lijst is via de zoekterm presentielijst terug te vinden in de lijst van resultaten. - Incipit
De beginregels van de tekst. Zij worden bij standaardteksten (oproepen, uitnodigingen) en unieke teksten (brieven) niet vermeld. - Explicit
De eindregels van de tekst, met dezelfde beperkingen als bij incipit. - Opmerkingen
Hier worden bijzonderheden van de tekst genoemd, zoals het gebruik van bepaalde terminologie, beschadigingen van het document, details over het handschrift met betrekking tot doorhalingen en marginale aantekeningen, volledigheid etc. Ook worden hier eventueel argumenten voor de datering van het document gegeven.
De afzonderlijke documenten zijn ook zoveel mogelijk gebundeld per vergadering. De begindata van de vergaderingen zijn ontleend aan de oproepen en uitnodigingen. Voor sommige jaren zijn de vergaderdagen afgeleid uit de stadsrekeningen van Arnhem en Zutphen. Dit wordt in de Opmerkingen aangegeven. Wanneer er slechts één document van een bijeenkomst bewaard is gebleven, dan is de datum daarvan als vergaderdag aangehouden. Niet alle records zijn opgenomen in de lijst van vergaderdata, omdat er bijvoorbeeld brieven zijn waar een bijeenkomst werd aangekondigd, die vervolgens niet is gehouden.