Opzet en aanwijzingen bij het gebruik van de databank en de zoeksystemen
Zowel de opgenomen documenten als de in de records toegevoegde gegevens kunnen op woord en combinaties van woorden worden doorzocht. Om het zoeken in de databank optimaal te laten verlopen is het belangrijk inzicht te hebben in de opbouw van de databank en de zoekmogelijkheden in de verschillende tekstvelden van de records en in de documenten:3. Zoeken in de databank
De verantwoording van de ontstaansgeschiedenis van de databank is hiervoor aan de orde geweest. Hier volgen nog een specifieke toelichting op de zoekmogelijkheden, een uitleg van de diverse zoek- en gegevensvelden en een aantal zoektips. Alle records van de databank kunnen opgeroepen worden door de optie Alle documenten. Dit levert een overzicht op van de records op chronologische volgorde, compleet met recordnummer, datum, documenttype, plaats van uitvaardiging en de datum van de eerste vergaderdag van de bijeenkomst, waartoe het document behoort.
Onderaan deze hierboven afgebeelde schermafdruk heeft u steeds de mogelijkheid naar de volgende of vorige resultaten te gaan, of opnieuw te zoeken. Door het onderstreepte recordnummer aan te klikken komt u op het detailscherm van het betreffende document:
Op de hierboven afgebeelde schermafdruk staan behalve
de hiervoor genoemde gegevens de inhoud van het document (regest), de verschijningsvorm, de bron en toegang van het betreffende
document, eventuele opmerkingen en soms ook het incipit en explicit. Alle onderstreepte woorden zijn aan te klikken. U kunt op
die wijze rechtstreeks naar alle records, documenttypes of verzend- of vergaderplaats of de bron.
Op het detailscherm staat ook vermeld of er een afbeelding (pdf) is en hoe groot het digitale bestand daarvan is. De verschijningsvorm die wordt afgebeeld, is in rood gezet. Door het aanklikken van de afkorting pdf komt u op de afbeelding(en) van het door u gezochte document.
Vanuit het afbeeldingsscherm kunt u via de knop BACK linksboven terug naar uw zoekresultaten.
Op de projectpagina heeft u direct al een zoekscherm met een beperkt aantal zoekmogelijkheden. U kunt een zoekterm intikken en kiezen hoeveel zoekresultaten u op het scherm getoond wil hebben.
Het scherm Zoek geavanceerd biedt meer zoekmogelijkheden:
Op het scherm Zoek geavanceerd komen de volgende zoekmogelijkheden aan de orde: het documentnummer, de keuze van
een datum of tussen verschillende data, het soort document, de plaats van uitvaardiging, de plaats van vergadering,
de bewaarplaats van het document, de vormcode, incipit en explicit, regest, opmerkingen en zoeken in één van de velden.
Elk van deze mogelijkheden wordt hierna behandeld. Aan de linkerzijde bevinden zich knoppen voor de lijsten: documentnummer,
datum, soort, plaats, vergadering, archief en vormcode. Het feit dat deze woorden onderstreept zijn, geeft u de mogelijkheid
direct naar de lijsten door te klikken en hierin de door u gewenste zoekterm aan te klikken. De lijsten zijn numeriek
(de jaartallen) of alfabetisch ingericht.
Aan de uiterste rechterzijde van dit scherm staan de zoektips voor de verschillende velden.
Aan de linkerzijde van het zoekscherm kunt u het zoeken in verschillende velden tegelijk combineren.
Standaard staat de optie EN aan. Bij gebruik van EN moet het zoekwoord in twee of meer gekozen velden van één record tegelijk
voorkomen. De optie OF biedt de mogelijkheid door het intikken van een zoekwoord, naar woorden te zoeken die in één van de gekozen
velden voorkomen. Wilt het zoeken in bepaalde velden uitsluiten, dan kiest u voor de optie EN NIET.
De zoekvelden
-
Documentnummer
Het unieke nummer, tot stand gekomen bij het aanmaken van een documentrecord in de invoerapplicatie, is een belangrijk samenbindend element in de databank. Het onderscheidt elk document van de andere opgenomen stukken. Het nummer wordt gebruikt in het veld Opmerkingen om naar samenhangende en verwante documenten te verwijzen. U kunt rechtstreeks, zonder andere velden in te vullen, het betreffende document opvragen door het nummer in te tikken. -
Datum
Door in de zoekvelden bij deze zoekmogelijkheden, dagnummers, namen van maanden en jaartallen in te voeren (tussen 26 juni 1423 en 30 mei 1584) kunt u chronologisch zoeken. Zo kunt u een bepaalde gebeurtenis of een document waarvan de datum bekend of gevonden is, in de context van dezelfde vergadering of eerdere of latere bijeenkomsten plaatsen. Bij de bekende datum 15 mei van een document kunt u dus desgewenst alle documenten opvragen tussen 1 en 31 mei of tussen 10 en 20 mei. Ook kunt u door deze zoekmogelijkheid alle documenten van reeksen vergaderingen uit een bepaald tijdvak (bijvoorbeeld de regering van één of meerdere hertogen) bijeenbrengen.
Voor nadere toelichting op de data (aanvulling of correctie van dateringen, jaarstijlen) wordt verwezen naar het hoofdstuk Overzicht van de databank. -
Soort
Door een categorie van deze rubriek te kiezen kunt u alle documentnummers vinden die tot één en dezelfde categorie behoren. U kunt op deze manier bijvoorbeeld alle oproepen voor een landdag bijeen krijgen of alle documenten die met het muntwezen verband houden. De omschrijving van de soorten wordt gegeven in het hoofdstuk Overzicht van de databank. -
Plaats
Hier kunt u selecteren op plaats van uitvaardiging van het document. Dit is niet in alle gevallen de plaats van vergadering, zoals in het hoofdstuk Overzicht van de databank is uiteengezet. U kunt hier bijvoorbeeld alle uitgegane brieven van een stadsregering bijeenbrengen.
-
Vergadering
Hier kunt u alle documenten van één en dezelfde vergadering bijeenbrengen. -
Archief
Hier kunt u zoeken op de namen van de archiefbeherende instellingen, bibliotheken en documentatiecentra waar documenten uit deze databank werden gevonden. U kunt op deze wijze alle documenten uit hetzelfde archief of archieffonds bijeenbrengen. Wanneer u direct op een archieffonds klikt, worden archief en archieffonds in het zoekscherm ingevuld.
- Archieffonds
Dit veld wordt automatisch ingevuld wanneer u bij het archiefveld een archieffonds selecteert. -
Vormcode
U kunt hier alle documenten in hun verschijningsvorm oproepen. De verschillende hoofdvormen van de uiterlijke verschijning van de stukken worden opgesomd in het hoofdstuk Beschrijving van de records. -
Incipit/Explicit
Het incipit (beginregel) of het explicit (eindregel) is in de inventaris opgenomen als middel tot identificatie. Niet alleen voor het onderzoek boden het incipit en explicit de nodige houvast, ook voor de gebruiker is het soms een nuttig gegeven om documenten te kunnen identificeren. Men kan immers een document, voorzien van een bepaalde datum, in een publicatie of een archief aantreffen en tot de (voorbarige) conclusie komen dat het in de databank ontbreekt. Daar kan het stuk echter op een andere datum zijn ingevoerd, omdat bij de bewerking een andere verschijningsvorm is gekozen die een andere datum had. Het incipit en het explicit bieden de mogelijkheid te controleren of de conclusie wel terecht is dat het document in de databank ontbreekt. Uiteraard zijn bij ongedateerde of incompleet gedateerde documenten het incipit en het explicit ook uitstekende hulpmiddelen om ze plaatsen.
U moet echter wel rekening houden met de omstandigheid dat lang niet alle documenten met hun incipit en explicit zijn opgenomen in de databank. Er zijn tal van documenten die slechts in één vorm bewaard zijn gebleven, zoals brieven tussen personen en/of stadsregeringen. Via de inhoud van het document, de plaats van uitvaardiging of andere elementen kan het document alsnog in de databank teruggevonden worden. -
Regest/Opmerkingen
Hier kan gezocht worden naar namen van personen, instellingen en steden en woorden die voorkomen in het regest en in het veld Opmerkingen. De persoonsnamen zijn zoveel mogelijk gestandaardiseerd (Philips i.p.v. Filips, Karel i.p.v. Charles), evenals de plaatsnamen.
Het regest is in eerste instantie bedoeld om de gebruiker een globaal beeld van de inhoud van het betreffende document te geven. Dit leidt onvermijdelijk tot het gevaar dat er te weinig van de inhoud wordt onthuld of te grote verwachtingen worden gewekt. Bij een kort stuk (bijvoorbeeld een oproep) wordt naar verhouding meer informatie in de samenvatting weergegeven dan bij een omvangrijk document, zoals een landdagreces uitgeschreven over meerdere folio’s. Tal van landdagrecessen zijn per dag geordend, zodat bepaalde gespreksonderwerpen op meerdere dagen aan de orde kwamen. In het regest is soms de uitkomst van de besprekingen gegeven of soms een globale weergave van de onderwerpen. Wanneer er in het regest wordt gesproken over overlast van de troepen, dan is het mogelijk dat in het document namen van bevelhebbers van deze troepen worden genoemd of plaatsen waar de overlast plaats vond. Alleen lezing van de complete tekst kan dergelijke details aan het licht brengen.
Tekstvelden
In een aantal velden kunt u in de tekst zoeken, zoals in het formulier voor snel zoeken en in velden zoals dat van "incipit" of "opmerkingen" in zoek geavanceerd.
Bij het zoeken kunt u gebruik maken van jokertekens (het teken *) om minder precies te zijn bij het zoeken, of dubbele aantekens om aan te gevan dat u op het exacte voorkomen van een woord wilt zoeken.
Bijvoorbeeld, vult u berg, dan vindt u, behalve voorkomens van de naam Berg, ook Steenbergen en Adolf van den Berge.
Als u alleen resultaten wilt zien waarin het woord berg voorkomt, dan plaats u het woord tussen dubbele aanhalingstekens: "berg".
Zoekt u op woorden die met berg beginnen of eindigen, dan kunt u jokertekens gebruiken: in het eerste geval vult u berg* in, in het tweede geval *berg. U kunt ook jokertekens binnen een frase gebruiken: zoeken op zut*en geeft u zowel Zutphen als zutpphen.