De archieven
Er moet onderscheid worden gemaakt tussen de periode tot eind 1810 en de jaren 1811-1813, toen Nederland ook administratief was ingelijfd bij het Keizerrijk.Archief tot 1810
Kenmerkend voor de Nederlandse overheidsadministratie van deze periode is de samenhang tussen genomen besluiten, correspondentie en berging in het archief. Alle ingekomen en uitgaande brieven werden in de besluiten genoemd. Dit was noodzakelijk voor de archivering, die nauw aansloot bij de chronologische volgorde van de besluiten.
Flexibiliteit stond voorop. Elk besluit, zo nodig met uitgaande brief, werd gewoonlijk uitgeschreven op een los blad, een verbaal. Het verbaal kreeg een datum en vaak ook een uniek dagnummer. De ingekomen bijlagen werden meestal voorzien van de datum en het nummer van het verbaal, dus van het genomen besluit (het zogenaamde exhibitum). Soms kregen de bijlagen echter een nummer bij binnenkomst. Dit werd dan weer in het verbaal genoemd.
Op alle besluiten werd een index gemaakt, met trefwoorden of met samenvattingen van de besluiten. Deze index ordende de besluiten meestal onder een "hoofd", dat het onderwerp globaal weergeeft. In de index werden ook alle noodzakelijke data en nummers vermeld. Alle stukken die in een archief werden opgeborgen, passeerden eerst de indexmaker. De index is dus compleet. Dit in tegenstelling tot de reeks bijlagen, die soms werden doorgezonden of later opnieuw zijn gebruikt of uit het archief weggehaald.
Het archief heeft qua volume de vorm van een pyramide, met de ingang aan de top.
Zoekstrategie van het project
In de nieuwe opzet van het project voor de snelste manier van zoeken, dat wil zeggen in de minst omvangrijke, maar toch volledige laag van een archief. Meestal is dat de index, als deze ontbreekt de notulen of soms een agenda van de ingekomen stukken.
Deze zoekstrategie is in het tweede deel van het project (1802-1810) onmiddellijk toegepast, in het eerste deel (1795-1801) bij wijze van herziening en aanvulling op het bestaande.
De instellingen van de periode 1811-1813
Op 10 juli 1810 werd Holland bij Frankrijk ingelijfd. Weliswaar werd het gebied toen namens de keizer door een lieutenant-gouverneur in Amsterdam bestuurd, maar aanvankelijk bleef de Nederlandse bestuursstructuur nog bestaan. Niettemin richtten de Franse ministeries zich soms al rechtstreeks tot de landdrosten in de departementen met verzoeken om inlichtingen.Per 1 januari 1811 werd het Nederlandse bestuur vervangen door dat van het Franse keizerrijk. De Préfets van de Departementen Ems-Occidental, Frise, Bouches-de-l'Yssel, Issel-Supérieur, Zuyderzee en Bouches-de-la-Meuse, hielden in inhoudelijke aangelegenheden rechtstreeks contact met de ministeries en andere instellingen in Parijs. Sommige Franse ministeries vestigden eigen directoraten-generaal in het gebied, met name voor belangrijke uitvoerende taken, zoals politie en douane, wegen en waterstaat.
Om Holland organisatorisch in te bedden in het keizerrijk en het algemene overzicht in het gebied te behouden, had Napoleon bovendien een in beginsel tijdelijk gouvernement ingesteld, dat zetelde in Amsterdam. Het bestond uit een gouverneur-generaal en intendanten voor binnenlandse zaken en financiën. De intendanten, die verantwoording schuldig waren aan hun ministerie, hadden voornamelijk tot taak de nieuwe bestuurlijke en rechterlijke indelingen voor te bereiden, naar betrouwbare bestuurders en ambtenaren uit te zien en de Franse belastingen in te voeren. Daarnaast kreeg de intendant voor binnenlandse zaken de persoonlijke opdracht een statistiek overzicht van Holland samen te stellen. Het gouvernement onderhield dus contacten met de keizer, met de "eigen" Franse ministeries, en met de préfets in Holland.
Uit dit overzicht valt af te leiden dat de Préfets de brandpunten waren voor verzoeken om inlichtingen. Uit Parijs ontvingen zij dezelfde vragen als hun collegae elders in het keizerrijk. Uit Amsterdam kregen zij verzoeken van met name de intendant van binnenlandse zaken, hetzij om nieuwe gegevens voor zijn eigen statistische Aperçu de Hollande, hetzij om kopie van de stukken die naar Parijs waren gegaan.
Afwijkende structuur van de archieven uit de periode 1811-1813
De Franse overheidsarchieven hadden een geheel andere structuur dan de Nederlandse, met een strikte scheiding tussen besluiten en correspondentie. Bovendien werd deze orde in de negentiende eeuw verstoord door sortering van de documenten op onderwerp. Zo raakten de stukken los van de oude registratuur. Het bleek daarom tijdrovend en deels onmogelijk te zijn in de Archives Nationales in Parijs snel en systematisch te zoeken naar verzoeken om inlichtingen betreffende Holland.Gezien de tijd die beschikbaar was voor dit deelproject, is besloten voor de periode 1811-1813 alleen de kerngegevens op te nemen. Dit is voldoende voor de gebruiker om een overzicht te krijgen en elders verder te kunnen zoeken.Voor ieder verzoek om inlichtingen is gezocht naar een exemplaar van de betreffende missive met eventuele tabellen. Soms gaat het om de minuut in het archief van de verzender, soms om een origineel in het archief van een van de ontvangers. Daarnaast zijn alleen de betreffende vragen opgenomen.
Aan de hand van de agenda van de correspondentie van een van de Prefecten, namelijk die van Bouches-de-la-Meuse, is gecontroleerd of de reeks verzoeken om inlichtingen in het licht van de selectiecriteria volledig was. Het betreft de nrs. 50-53 en 199-207 uit het Archief van de Prefect en Commissaris-Generaal van de Monden van de Maas in het Nationaal Archief, Den Haag, toegang nummer 3.02.09.