Handleiding
De database is op twee manieren te benaderen, via bladeren en via zoeken. Wie snel een indruk van de inhoud van de database wil hebben, kan het beste beginnen met bladeren. Daar heeft u drie mogelijkheden:- een lijst van alle verzoeken om inlichtingen
- een overzicht van de verzoeken om inlichtingen per beleidsterrein van de overheid
- een lijst van de verzoeken om inlichtingen gedaan in een bepaald jaar.
Hieronder wordt uitgelegd wat u bij raadpleging van de database voor u zult zien. Daarbij zal onderscheid worden gemaakt voor de perioden 1795-1810 en 1811-1813. Zie voor de inhoudelijke en archieftechnische verschillen de archieven.
Periode tot eind 1810
Verzoeken om inlichtingen
Van ieder verzoek om inlichtingen staat het onderwerp vermeld, met het jaar waarin de vraag werd gesteld. De antwoorden konden uiteraard over een veel langere periode binnenkomen.In de toelichting komen zo nodig achtereenvolgens aan de orde: de achtergrond van het verzoek, aanwijzingen voor nader onderzoek via de indices, vindplaatsen van de antwoorden indien het grote hoeveelheden betreft, en opgave van gedrukte gegevens.
Bij veel verzoeken om inlichtingen wordt de tekst van de gestelde vragen afzonderlijk opgenomen. In de overige gevallen is de vraag in het besluit zelf geformuleerd.
Onderaan de pagina is steeds een overzicht opgenomen van de besluiten die bij het verzoek om inlichtingen horen. Door op 'details' te klikken, komt u op het lagere niveau van het individuele besluit, dat meer gegevens bevat.
Klik hier voor een typisch voorbeeld.
Besluiten
Ieder besluit heeft een datum, een dagnummer en een persoon of college dat het besluit neemt. Deze gegevens vindt u terug onder datum, dagnummer en instelling.De samenvatting van een besluit onder omschrijving is meestal gebaseerd op een index. Indien er geen index beschikbaar was, gaat deze terug op de notulen of de verbalen zelf, soms op een agenda. De vindplaats deze samenvatting staat ook aangegeven.
Indices zijn ingedeeld naar onderwerp. Het is daarom van belang het Hoofd of onderwerp te weten, waaronder het besluit is ondergebracht. Andere besluiten over hetzelfde onderwerp, die een verzoek om informatie in zijn context plaatsen, kunnen daar ook snel worden opgezocht.
Vanuit dit niveau kunt u, indien gewenst, weer terugklikken naar het betreffende verzoek om inlichtingen.
Onder het besluit worden, indien aanwezig, de bijbehorende bijlage genoemd. Ook hier komt u, door op 'details' te klikken, op een lager niveau, dat van de individuele bijlage.
Klik hier voor een typisch voorbeeld.
Bijlagen
Bij veel besluiten horen bijlagen. Zo kunnen er ingekomen stukken zijn, zoals brieven (missiven) en rapporten. Ze hebben hun eigen datum, afzender en ontvanger, plus een datum van behandeling ("exhibitum"). Bovendien hebben ze hun eigen plaats in het archief.Bij veel besluiten behoren ook uitgaande stukken, zoals brieven en rapporten. Soms zijn ze volledig in het besluit opgenomen, maar vaak vormen ze een afzonderlijke minuut (vastgestelde tekst). In beide gevallen is de vindplaats van de tekst in het archief onder de bijlagen vermeld.
Onder Archiefbewaarplaats staat vermeld in welke instelling de bijlage wordt bewaard.
Onder Archiefbestand wordt de naam van het archief weergegeven waartoe de bijlage behoort, soms met een toegangsnummer van de inventaris.
Onder Nummer vindt u het inventarisnummer waarin de bijlage is opgeborgen.
De afzender en de ontvanger van de bijlage worden genoemd onder Afzender en Ontvanger. Bij losse staten gebeurt dat niet.
Onder Redactionele vorm is aangegeven of het een brief, een tabel, een staat of een andersoortig stuk betreft.
Onder Toelichting kunnen verschillende toelichtingen staan. Als er veel bijlagen onder één dagnummer werden opgeborgen, voegde de administratie op iedere bijlage aan het dagnummer nog een letter toe. Bijvoorbeeld 2 augustus 1807 no. 14a, 14b enzovoort. Als het alfabet vol was zette men de reeks vaak voort als no. 14aa, 14ab, 14ac enzovoort.
Bijlagen kunnen tweemaal in het bestand voorkomen, eerst als minuut in het archief van de afzender, daarna als origineel in het archief van de ontvanger. Niet afzonderlijk is vermeld of het om een minuut dan wel om een origineel gaat. Alleen als er afwijkingen zijn, zoals bijvoorbeeld een kopie, is dat aangegeven onder Toelichting.
Wanneer in de database een bijlage bij een besluit ontbreekt is het document niet in het archief aangetroffen of bevat het geen relevante extra informatie. Aanmaningen bijvoorbeeld zijn niet als bijlage opgenomen als er geen nieuwe inlichtingen werden gevraagd. Vindplaatsen van Besluiten van de soeverein (Uitvoerend Bewind, Staatsbewind) zijn doorgaans slechts eenmaal opgenomen, namelijk wanneer ze als extract-besluit binnenkwamen bij de ministeries of vergelijkbare instellingen.
Vanuit dit niveau kunt u, indien gewenst, weer terugklikken naar het betreffende besluit.
Klik hier voor een typisch voorbeeld.
Periode 1811-1813
Verzoeken om inlichtingen
Van ieder verzoek om inlichtingen staat het onderwerp vermeld, met het jaar waarin de vraag werd gesteld.De toelichting is, indien nog nodig, beperkt tot het noodzakelijke om de inhoud van het verzoek te begrijpen.
Bij veel verzoeken om inlichtingen wordt de tekst van de gestelde vragen afzonderlijk opgenomen. In de overige gevallen is de vraag in het besluit zelf geformuleerd. In een klein aantal gevallen zijn de vragen niet teruggevonden.
Indeling van het scherm
Omdat voor deze periode geen sprake is van een indeling in besluiten en de bijlagen, worden in de schermen onder de titel de belangrijkste gegevens van de gevonden brief of brieven getoond, namelijk de afzender, de datum en de korte inhoud.Gevonden documenten
De gevonden stukken zijn brieven (missiven) met vragen, begeleidende brieven bij tabellen en losse tabellen. Daarvan worden de vindplaats in de archieven, de datum, de afzender en de ontvanger opgegeven in het scherm Bijlagen.Onder Archiefbewaarplaats staat vermeld in welke instelling de bijlage wordt bewaard.
Onder Archiefbestand wordt de naam van het archief weergegeven waartoe de bijlage behoort, soms met een toegangsnummer van de inventaris.
Onder Nummer vindt u het inventarisnummer waarin de bijlage is opgeborgen.
De afzender en de ontvanger van de bijlage worden genoemd onder Afzender en Ontvanger. Bij losse staten gebeurt dat niet.
Onder Redactionele vorm is aangegeven of het een brief, een tabel, een staat of een andersoortig stuk betreft.
Onder Toelichting kunnen verschillende opmerkingen staan. Bijlagen kunnen tweemaal in het bestand voorkomen, eerst als minuut in het archief van de afzender, daarna als origineel in het archief van de ontvanger. Niet afzonderlijk is vermeld of het om een minuut dan wel om een origineel gaat. Alleen als er afwijkingen zijn, zoals bijvoorbeeld een kopie, is dat aangegeven onder Toelichting.