Geschiedenis van het Project
Geschiedenis van het Project In 1991 besloot het bestuur van het Instituut voor Nederlandse Geschiedenis naar aanleiding van een voorstel van P.M.M. Klep een overzicht van het beschrijvend bronnenmateriaal in de Bataafs-Franse tijd op het programma te nemen.Klep en K.J.P.F.M. Jeurgens, de eerste uitvoerder van het deelproject 1795-1798, zetten in 1995 hun opzet en werkwijze uiteen in de publicatie Informatieprocessen van de Bataafs-Franse overheid 1795-1813. Zij ontwikkelden een concept "Informatieverwervings- en toepassingsprocessen" (IVET), "een administratief proces --- dat door een overheidsorgaan op gang wordt gebracht met de bedoeling op systematische wijze informatie te (laten) verwerven of registreren over één of meer aspecten van de samenleving en dat in principe betrekking heeft op een substantieel deel van het gehele Nederlandse grondgebied". In deze "ex-post reconstructie van een documentatiestroomschema" zouden de "relevante administratieve fragmenten in de uiteenlopende archieven van overheidsorganen worden verenigd en geordend". Ook de gehele beleidsvoorbereiding, inclusief niet uitgevoerde voornemens, en het latere gebruik van de gegevens vielen hieronder (p. 15-21). Het IVET-proces viel uiteen in stappen, dat wil zeggen "administratieve fragmenten van IVET-processen". Iedere "stap" had vier "dimensies": 1) het informatieproces, 2) de vervaardigende instantie, 3) de structuur van de gegevens en 4) de vindplaats.
Wat de werkwijze in de archieven betreft werd gekozen voor het centrale niveau, waar men "zowel de ingekomen stukken als de minuten van de uitgaande brieven" systematisch wilde doornemen (p. 19). Met de uitvoering van de deelprojecten 1795-1798 en 1799-1801 werd intussen op deze wijze begonnen, het eerste door Jeurgens, het tweede later door A. Verheusen. De toenmalige database, met de daarbij behorende aanpak van het onderzoek, is in de bovengenoemde publicatie beschreven, evenals onder andere in K.J.P.F.M. Jeurgens, "Dutch Sources from the Batavian-French period" in: A.J. Veenendaal en J. Roelevink (red.), Unlocking government archives of the early modern period. Papers presented at the workshop held at the Institute of Netherlands History, The Hague, 17-18 november 1994 (The Hague, 1995) p. 94-104.
Verandering van de opzet
In 1998 hechtte het bestuur van het Instituut voor Nederlandse Geschiedenis zijn goedkeuring aan het voorstel van J. Roelevink, intussen aangesteld als projectleider, voor de bewerking van de periode 1806-1810.In de nieuwe vereenvoudigde opzet werd het IVET-concept losgelaten. In plaats hiervan kwam het begrip "verzoek om inlichtingen". Dit begint met een feitelijk verzoek om inlichtingen aan een andere instantie en loopt door tot aan de binnenkomst van het laatste antwoord. Doel, aanleiding en resultaat of uitvoering van het beleid worden niet meer uit de overige besluiten gereconstrueerd. Algemene opmerkingen over de achtergrond van een verzoek staan in de korte toelichting. Tegelijkertijd is de methode van het archiefonderzoek aangepast, daarna ook de database.
Dankbaar is nu gebruik gemaakt van de eigenschap van de Nederlandse administratie van de Bataafs-Franse tijd dat elke bestuurlijke of administratieve handeling, ook bijvoorbeeld de mededeling dat een missive is binnengekomen, wordt gegoten in de vorm van een besluit. Op de besluiten bestaan in de meeste gevallen indices, die de inhoud samenvatten en vaak de interne samenhang weergeven door clustering of doorverwijzing. Uitgaande en ingekomen documenten vormen in de archieven bijlagen bij die besluiten, zodat de vindplaats in het archief uit datum en dagnummer meteen bekend is. Deze lagen, besluiten en bijlagen, bepalen nu de structuur van de database en de presentatie van het project op het web.
In de nieuwe opzet werd daarom gekozen voor een aanmerkelijk snellere werkwijze bij het archiefonderzoek. In plaats van raadpleging van alle inkomende en uitgaande stukken kwam de systematische raadpleging van de indices op de besluiten. Deze maakt het mogelijk de gang van de stukken in de overheidsadministratie te volgen, waarna de bijlagen bij de besluiten gericht in de archieven konden worden opgezocht. Omdat van alle ingekomen en uitgaande stukken het bestaan in besluiten en indices is verantwoord, kon er op worden vertrouwd dat uit de indices een vollediger beeld zou ontstaan dan uit het doornemen van bijlagen, waaruit om allerlei redenen later documenten zijn verdwenen of verplaatst.
Ten derde zijn in de nieuwe opzet de criteria voor de selectie van de verzoeken om inlichtingen scherper geformuleerd. Bovendien is een beperking aangebracht. Het volume van de overheidsadministratie is vanaf 1805 sterk toegenomen. In dezelfde periode begon de administratie veel interne gegevens te verzamelen over eigen personeel, financiële middelen, voorraden en rapportages op te stellen over eigen werkzaamheden. Om hierin niet te verdrinken is besloten om al deze interne verzoeken om informatie weg te laten. Overgebleven zijn alle verzoeken om inlichtingen aan instanties buiten de centrale overheid, zoals provincies (departementen) en gemeenten.
Algehele vernieuwing van het project
De verandering in methode en grenzen van het onderzoek bracht vanzelfsprekend een wijziging in de opzet van de database met zich mee.Voorstellen in die richting hebben uiteindelijk geleid tot vereenvoudiging en indeling in verzoeken om inlichtingen, besluiten en bijlagen. Vervolgens is besloten de nog niet voltooide deelprojecten 1795-1798 en 1799-1801, waarvan in het laatste na verloop van tijd al op beperkte schaal gebruik was gemaakt van de indices opnieuw te bewerken volgens de veranderde opzet. Hierbij kwamen inderdaad tot dan toe onbekende gegevens aan het licht. R.G.H. Sluijter heeft deze taak op zich genomen. Hiermee kon de gewenste eenheid in het project als geheel worden bereikt.Gids voor institutionele gegevens
Het besluit de institutionele gegevens van de instellingen niet meer op te nemen vanwege het vele hieraan verbonden werk, werd reeds vóór 1998 genomen. In 2000 werd door het bestuur een voorstel van J. Roelevink tot uitgave van een Onderzoeksgids bestuur en administratie van de landelijke overheid in de Bataafs-Franse tijd 1795-1813 op het programma gezet. Hierin wordt een overzicht gegeven van alle instellingen uit deze periode, Nederlandse en Franse, met hun samenstelling, werkwijze en archieven.
Deelproject 1811-1813
Eveneens op voorstel van J. Roelevink is ten slotte besloten dat de periode 1811-1813 in vereenvoudigde vorm zou worden bewerkt, waarbij werd volstaan met het verzoek om inlichtingen en de gestelde vragen. De verdere correspondentie is niet meer nagezocht of opgenomen. (structuur archieven).