Naam. Hier is zoveel mogelijk de officiële naam vermeld. Ook zijn eventuele alternatieve namen en naamsveranderingen vermeld.

Plaats. Dit betreft de statutaire plaats van vestiging van de vereniging. In het geval van een afdeling van een landelijke vereniging is het eenvoudig de plaats van vestiging van die afdeling.

Provincie. De provinciegrenzen zijn bepaald met behulp van Van der Meer en Boonstra, Repertorium van Nederlandse gemeenten. Wanneer een plaats in de loop van de tijd tot verschillende provincies heeft behoord, hebben we ingedeeld naar de situatie van 1940.

Parochie. In geval van de Vincentiusvereniging en een enkele keer van de Elisabethsvereniging is hier de parochie vermeld waarin de vereniging werkzaam was.

Begindatum. Hier is zoveel mogelijk de officiële oprichtingsdatum vermeld. Wanneer die niet bekend was, betreft het de datum waarop de vereniging voor het eerst wordt aangetroffen in bronnen of literatuur. Achter de datum wordt tussen haakjes  aangegeven of het een oprichting of eerste vermelding betreft en in het veld ‘opmerkingen’ wordt de begindatum meestal specifiek toegelicht.

Einddatum. Hier is de datum vermeld waarop de vereniging is opgeheven of, indien onbekend, waarop zij voor het laatst wordt vermeld in bronnen of literatuur. Achter de datum wordt tussen haakjes aangegeven of het een opheffing of laatste vermelding betreft.

De laatste vermelding betreft vaak die in de Gids van Blankenberg c.s. van 1899. Wij hebben geen systematisch onderzoek gedaan naar het voortbestaan van de verenigingen in de twintigste eeuw. Wel hebben wij een aantal twintigste-eeuwse overzichten geraadpleegd om te zien welke verenigingen daar nog in voorkwamen. Belangrijk hiervan was de door Everts en Treurniet opgemaakte en in 1956 gepubliceerde lijst van instellingen van weldadigheid, de laatste van een serie actualiseringen van de Gids van Blankenberg. Dit overzicht uit 1956 hebben wij geraadpleegd via de Onderzoeksgids Sociale Zekerheid van Kappelhof en Kingma. Ook hebben wij gebruik gemaakt van de opgaven van de plaatselijke Armenraden uit het tweede decennium van de twintigste eeuw, bewaard in het archief van het Ministerie van Binnenlandse Zaken, afdeling Volksgezondheid en Armwezen 1910-1918 (Nationaal Archief, toegangsnummer 2.04.54). Deze opgave is echter zeer incompleet waar het particuliere instellingen betreft en bij uitgebreider onderzoek kan blijken dat een vereniging langer heeft bestaan dan uit onze laatste vermelding blijkt.

Levensbeschouwing. De verenigingen zijn ingedeeld in vier globale categorieën: protestant, katholiek, joods en neutraal. Het veld is leeg gelaten als er te weinig informatie was om een keus te maken. De categorie neutraal is gekozen wanneer er geen sprake was van een religieuze signatuur. Vaak is de levensbeschouwing nader gespecificeerd in het veld opmerkingen, bijvoorbeeld door aan te geven dat de vereniging hervormd was.

Richtgroep. Dit betreft de groep ten behoeve waarvan de vereniging actief is, bijvoorbeeld kraamvrouwen, ouderen, gehandicapten, vreemdelingen of verwaarloosde kinderen.

Leden. Dit betreft de groep waaruit de leden afkomstig zijn, bijvoorbeeld mannen, vrouwen, jongens, meisjes. Ook waren er leden die hun verenigingen rekruteerden uit studenten, vrijmetselaars of een bepaalde beroepsgroep zoals zeelieden.

Werkingsgebied. Dit betreft de schaal waarop de vereniging werkzaam was, waarbij een keuze is gemaakt uit lokaal, regionaal, provinciaal, nationaal en internationaal.

Doelstelling. De doelstelling van de vereniging, zoveel mogelijk letterlijk uit officiële publicaties van de vereniging gehaald.

Activiteit. Het gaat hier om de belangrijkste activiteiten van de vereniging, zoals het uitdelen van kleding of bezoeken der armen. Vaak blijken de activiteiten uit de doelstelling, maar soms ook geven nuanceverschillen weer hoe de vereniging te werk gaat. Wanneer de doelstelling bijvoorbeeld is ‘het verzorgen van zieken’, kan de activiteit bestaan uit ‘het (doen) verzorgen van zieken’, omdat de leden van de vereniging het niet zelf doen. De doelstelling is tussen vierkante haken gezet wanneer deze berust op interpretatie van de beschikbare informatie.

Afscheiding van. De vereniging is ontstaan door afscheiding van de hier genoemde  vereniging.

Afdeling van. De vereniging is een plaatselijke afdeling van een hoofdvereniging met een groter werkingsgebied. De relatie is hiërarchisch. Wanneer het gebruikelijk was de afdeling aan te duiden als departement, (sub)commissie, vrouwen-comité en dergelijke, dan is dit in het veld vermeld. 

Heeft als afdeling(en). De vereniging is een hoofdvereniging die een of meer plaatselijke afdelingen heeft.

Werkt samen met. De vereniging heeft een nogal los en moeilijk precies te duiden samenwerkingsverband met de hier genoemde vereniging(en). Dit kwam bijvoorbeeld voor bij verenigingen die opgezet waren door de Maatschappij tot Nut van 't Algemeen, maar min of meer zelfstandig opereerden.

Neemt deel aan. De vereniging neemt deel aan activiteiten met andere verenigingen. Dit betreft onder meer comités van vrouwen die deelnemen aan de activiteiten van een (heren-)vereniging waarvan de vrouwen zelf geen volwaardig lid konden worden.

Aangesloten bij. De vereniging is aangesloten bij een bond of landelijk opererende vereniging, zonder dat er sprake is van een hiërarchische relatie.  

Hierbij aangesloten. De vereniging is een bond of een landelijke vereniging, waarbij plaatselijke verenigingen zijn aangesloten.  

Oprichters. Naast de oprichters zijn hier ook vermeld de eventuele initiatiefnemers die formeel niet tot de oprichters behoorden. Het kwam soms voor dat personen aantoonbaar het initiatief namen, maar de oprichting aan anderen overlieten. In dat geval is dit expliciet vermeld.

Beschermheren of -vrouwen. In dit veld zijn niet alleen eventuele vorstelijke patronen en bisschoppen opgenomen, maar ook lokale figuren zoals pastoors.

Bestuursleden. De opgave hiervan is niet compleet. Er is naar gestreefd in elk geval de bestuursleden van het eerste uur te vinden. Als het bronnenmateriaal het toeliet is bij verenigingen die lange tijd bestaan hebben, voor meerdere tijdstippen de samenstelling van het bestuur vermeld.

Eigen gebouw (adres). In dit veld wordt vermeld of de vereniging de beschikking had over een eigen gebouw en zo ja, waar zich dat bevond. Vaak gaat het hier om het gesticht of tehuis waarin armen opgevangen of verzorgd werden.

Vergaderplaats. Het betreft de plaats waar de bestuursvergaderingen plaats vonden. Als hier niets ingevuld is, maar de vereniging had wel een eigen gebouw, ligt het voor de hand dat de vergaderingen daar plaats vonden.

Koninklijk Besluit. Wanneer de vereniging haar statuten bij Koninklijk Besluit (KB) heeft laten goedkeuren, staan hier de datum en het nummer van het KB.

Staatscourant. Indien het een erkende vereniging betreft, wordt hier de datum vermeld van de Staatscourant waarin de statuten van de vereniging zijn gepubliceerd. Bij wijziging van de statuten moesten de nieuwe statuten ook in de Staatscourant gepubliceerd worden. De statutenwijzigingen van alle erkende verenigingen zijn, althans tot en met 1903, gedocumenteerd in de database van Erkende verenigingen 1855-1903.

Goossens van Eyndhove. Het nummer waaronder de vereniging is opgenomen in A.E.G. Goossens van Eyndhove, De vereenigingen erkend krachtens de wet van 22 april 1855 (Stbl. 32) (Den Haag 1891). Dit repertorium bevat alle verenigingen die tussen 1855 en 1890 erkenning hadden gekregen krachtens de Wet op de Vereniging van 1855. Goossens van Eyndhove stelde het repertorium samen op basis van de Staatscourant, waarin de statuten van alle erkende verenigingen gepubliceerd werden. Hij nam daaruit op: de naam van de vereniging, de plaats van vestiging, de doelstelling, de datum en het nummer van het Koninklijk Besluit en de datum van de Staatscourant waarin de statuten afgedrukt stonden.

Gevraagde inlichtingen niet ontvangen. Dit betekent dat Blankenberg c.s. tijdens hun onderzoek voor de Gids de vereniging een vragenlijst hebben gestuurd, maar geen enkele reactie daarop hebben gehoord. In de Gids is daarom bij de betreffende vereniging vermeld dat de gevraagde inlichtingen niet ontvangen waren. De auteurs schrijven in hun inleiding op de Gids, op pagina XVI, dat dit regelmatig voorkwam, maar zij gaan niet in op mogelijke verklaringen. We kunnen veronderstellen dat instellingen op hun privacy gesteld waren en het niet nodig vonden hun werkwijze en ondersteuningscriteria openbaar te maken. Naast geslotenheid kunnen er echter ook heel andere verklaringen zijn: misschien was een instelling gebrekkig georganiseerd of functioneerde niet meer op het moment dat de enquête ontvangen werd.  

Verantwoording gegevens. Hier staat de bronvermelding van de gegevens in het formulier, bijvoorbeeld een archiefinventaris, artikel of een contemporaine publicatie. Voorzover er een nummer is ingevuld in het veld 'Goossens van Eyndhove' is ook diens repertorium als bron gebruikt.

Opmerkingen. Overige opmerkingen die van belang kunnen zijn voor de gebruiker.

Archiefinformatie. Het gaat hier in principe om het eigen archief dat de vereniging heeft gevormd. Hiervan wordt de bewaarplaats vermeld en er wordt kort samengevat welke soort materiaal aanwezig is. Bij uitzondering is relevant materiaal afkomstig van een andere archiefvormer vermeld, met name wanneer het archief van de vereniging zelf niet bewaard is.

Bij honderden verenigingen is vrij veel bekend over het archief en kan doorgeklikt worden naar een archiefformulier. In dit archiefformulier staan de archivalia uitgebreid beschreven, waarbij gespecificeerd wordt in hoeverre aanwezig zijn: statuten, reglementen, ledenlijsten, notulen, jaarverslagen, audio-visuele elementen, correspondentie en financiële stukken.

Literatuur over de vereniging. Hier is vaak ook grijze literatuur opgenomen.

Publicaties van de vereniging. Hier zijn opgenomen de jaarboekjes, gedenkboeken, gedrukte reglementen en overige publicaties die de vereniging zelf heeft doen verschijnen. Ook hier is vaak grijze literatuur vermeld.